Hôm nay Vĩnh Phúc Nguyên Event xin chia sẻ cũng như cập nhật về 5 Lưu ý QUAN TRỌNG khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời để tất cả mọi người cùng biết và có thể thực hiện sự kiện được thành công mỹ mãn nhé!
Mục lục
5 Lưu ý QUAN TRỌNG khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời
Chọn địa điểm tổ chức hiệu quả
Nên tổ chức ở đâu là câu hỏi khá quan trọng khi bạn quyết định tổ chức sự kiện ở ngoài trời? Bởi địa điểm có liên quan và ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện.
Bạn nên liệt kê các ý sau để làm tiêu chí lựa chọn địa điểm:
-
-
- Nội dung của sự kiện là gì?
- Thông điệp, ý nghĩa?
- Số lượng khách tham gia?
- Sự thuận tiện?
- Diện tích và không gian cần thiết?
-
Chắc chắn rằng có rất nhiều công viên, khu du lịch và phòng hội nghị ngoài trời trong thành phố mà bạn có thể sử dụng. Giống với tổ chức sự kiện trong nhà, bạn nên làm việc trực tiếp với ban quản lý địa điểm. Để hiểu rõ về năng lực, sự tiện nghi cũng như các hoạt động mà mỗi cơ sở hoạt động ngoài trời cung cấp.
Và bạn cần phải xin các giấy phép đúng với pháp luật để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Quan tâm đến yếu tố thời tiết – Dự trù kế hoạch B
Thời tiết được coi là yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tổ chức event outdoor.
Vì sự kiện diễn ra ở không gian ngoài nên điều tối quan trọng là bạn phải lên kế hoạch cho thời tiết khắc nghiệt. Và theo dõi các báo cáo thời tiết khi ngày diễn ra sự kiện đến gần.
Hãy xác định trước chiến lược “ngày mưa”:
- Bạn có dễ dàng di chuyển sự kiện của mình vào bên trong không?
- Các gian hàng di động có cung cấp đủ độ che phủ không?
- Bạn có dựng lều dù trời mưa hay nắng?
- Bạn có hoãn hay hủy event không?
Câu trảu lời cho câu hỏi này là căn cứ quan trọng cho nhiều quyết định lập kế hoạch khác. Lời khuyên ở đây là hãy xác lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp xấu nhất, thì chắc chắn sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công.
Đơn vị tổ chức lễ động thổ hàng đầu Đà Nẵng
Bố trí địa điểm để xe
Sẽ thật sự bất tiện nếu khách hàng của bạn không dễ dàng trong việc gửi xe tại một khu vực nào đấy. Hãy lên kế hoạch cho việc này. Tính toán và đo lường số lượng ô tô và xe máy. Tham khảo các địa điểm trông giữ xe gần nhất. Hoặc không, hãy tự tạo cho mình một khu để xe và đảm bảo an toàn cho chúng.
Vị trí để xe càng gần sự kiện càng tốt. Quan sát và đưa ra đường đi đến sự kiện cần ngắn, sạch và đẹp.
Đảm bảo sự tiện nghi cho khách mời
Một sự kiện thành công khi ban tổ chức nhận được những giá trị mà họ mong muốn. Một trong các yếu tố cân nhắc đến là mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu sự kiện của bạn không có được sự hưởng ứng và khách hàng cảm thấy thoải mái, thì có lẽ bạn đã fall ở một công đoạn nào đó. Đối với các sự kiện giải trí ngoài trời, đó có thể là việc khách hàng khó khăn trong việc tận hưởng. Tại sao ư? Bạn hãy chú ý các nhu yếu phẩm cơ bản cần thiết như: nước hoặc đồ uống khác, kem chống nắng, bình xịt côn trùng, bộ sơ cứu, và tùy theo nhiệt độ, có thể là chăn nhẹ hoặc quạt.
Yếu tố vệ sinh trong sự kiện
Vệ sinh là khâu mà bạn không thể không chuẩn bị! Hãy tin tôi! Nếu không bạn có thể vướng rất phải nhiều điều tồi tệ sau đó. Nếu không có nhà vệ sinh công cộng hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thuê các nhà vệ sinh di động. Và đương nhiên có đầy đủ các dung dịch làm sát khuẩn. Đồng thời, bạn nên chỉ định một nhân viên phục vụ để đảm bảo rằng tất cả các phòng vệ sinh luôn có đủ giấy. Nếu có thể, hãy cung cấp hệ thống thông gió để tránh những rủi ro cề sức khỏe cho khách hàng của bạn. Thùng rác nên được để ở những nơi rìa ngoài sự kiện. Nhưng đừng quá xa vì sẽ gây ra bất tiện cho khách hàng. Hãy tính toán lượng rác xả ra để có dự trù về số lượng thùng rác cho phù hợp. Ngoài ra, sau sự kiện, hãy chú ý đến khâu vệ sinh. Nếu không có thể bạn sẽ bị phạt vì các ảnh hưởng xấu đến môi trường. Và sự kiện của bạn sẽ không được truyền thông tốt. Còn một vài các yếu tố bạn có thể lưu tâm như khâu ăn uống, an toàn của khách hàng, các thiết bị phục vụ sự kiện như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sự kiểm soát hoạt động…
Vĩnh Phúc Nguyên Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín – chất lượng hàng đầu tại Đà Nẵng
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức thành công hàng ngàn chương trình, dự án trên toàn quốc, Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên tự hào là sự lựa chọn đúng đắn, người đồng hành tin cậy tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của đối tác.
Sự kiện không chỉ thể hiện “tầm cỡ” của doanh nghiệp, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện tiếng nói, khắc sâu dấu ấn thương hiệu riêng trong tâm trí khách hàng, đối tác.
Chúng tôi sẽ không ngừng nỗ lực mỗi ngày để thay đổi, làm mới mình, hướng tới sự hoàn hảo trong từng dịch vụ mà công ty sự kiện Vĩnh Phúc Nguyên Event cung cấp. Và bây giờ, bạn đã sẵn sàng đồng hành cùng công ty tổ chức sự kiện Vĩnh Phúc Nguyên Event ?
Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện đà nẵng
Nếu rồi thì đừng quên liên hệ Vĩnh Phúc Nguyên Event theo thông tin bên dưới nhé!
Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên
- Địa chỉ: 19 Bắc Đẩu, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
- Hotline: 0945 80 88 77 (Mr. Vĩnh)
- Zalo/ Viber: 0945 80 88 77
- Email: sukiendana.vn@gmail.com
- Website: www.sukiendana.vn
