Những bước kiểm tra trước khi tổ chức một sự kiện

Vĩnh Phúc Nguyên Event hôm nay xin chia sẻ về Những bước kiểm tra trước khi tổ chức một sự kiện đến với tất cả mọi người, để cùng nắm rõ và biết chi tiết hơn về dịch vụ chúng tôi chuẩn bị những gì, làm gì và cần gì để mang đến cho bạn những sự kiện hoàn hảo nhất, tốt nhất và hài lòng nhất nhé!

Những bước kiểm tra trước khi tổ chức một sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức các hình thức quảng cáo sản phẩm mang lại hiệu quả cao. Tùy theo quy mô của sự kiện mà thời gian setup từ trước vài ngày hoặc một tuần, tháng,… bạn phải có những kiểm tra công tác chuẩn bị các hạn mục và theo dõi, cập nhật liên tục để không bỏ sót hạn mục nào. Tất cả những việc từ nhỏ đến lớn đều được chuẩn bị chu đáo nhất

Kiểm tra tổng quan tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện

Bảng tiến độ cho bạn biết quá trình chuẩn bị cho việc sự kiện của bạn đã thực hiện được bao nhiêu % và cần phải điều chỉnh ở đâu để kịp tiến độ. Việc kiểm tra bảng tiến độ đơn thuần chỉ là việc bạn kiểm tra “time line” chi tiết các hạng mục công việc có liên quan đến sự kiện.

Hoàn tất kiểm tra bước này bạn phải nắm rõ được người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.

Các công việc chủ yếu cần kiểm tra ở bước này là tiến độ chuẩn bị các thủ tục hành chính, công tác liên quan đến khách mời, tài liệu, nội dung, nguồn nhân lực, trang thiết bị,… liên quan đến sự kiện

Tổ chức lễ khai trương, khánh thành

Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính

Cho dù bạn đã chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng nhưng nếu giấy phép tổ chức sự kiện chưa được cấp thì sự kiện của bạn cũng sẽ không thể diễn ra được. Vì thế, dù là tổ chức một sự kiện lớn hay sự kiện bé thì bạn luôn nhớ phải xin các giấy phép liên quan đến sự kiện và liên tục kiểm tra tiến độ xin cấp phép thực hiện đến đâu.

Những thủ tục hành chính thường có khi tiến hành tổ chức sự kiện bao gồm:

• Giấy phép tiến hành sự kiện là yêu cầu bắt buộc với những sự kiện có quy mô tương đối lớn như các cuộc diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao,… còn với các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị,… không cần thiết phải có thủ tục này.
• Các giấy phép về an toàn vệ sinh, an ninh và môi trường,…
• Một số các sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt nội dung của sự kiện
• Các loại giấp phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như giấy phép quảng cáo trên đường, giấy phép treo băng rôn, giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế,…

Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời

Khách mời của sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện mời tham dự vào sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.

Sự kiện của bạn sẽ không thể thành công được nếu thiếu đi những khách mời. Vì thế, sau khi đã gửi đi giấy mời bạn cần phải kiểm tra xem mình có gửi sót vị khách nào không, các vị khách đã nhận được giấy mời chưa, những ai đã trả lời tham gia sự kiện,  kiểm tra và xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời, kiểm tra chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời,…

Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do đó, sau khi đã thống nhất địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải thừng xuyên kiểm tra công tác chuẩn bị tại địa điểm này như giao thông, bãi đậu xe, Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp, các lối đi lại, khu vực triển khai sự kiện, khu vực cung cấp các dịch vụ khác, lỗi thoát hiểm,….

Nhiều trường hợp vì không có ký kết hợp đồng mà đến ngày tổ chức sự kiện, địa điểm lại bị đơn vị khác thuê mất, hay có trường hợp bãi đậu xe của khách mời không đủ đáp ứng mà gây ách tắc giao thông,… Đó là những sự cố hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu bạn có những kiểm tra và có hướng giải quyết kịp thời.

Để có một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất thì khi lựa chọn địa điểm ban đầu bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với quy mô của sự kiện, có vị trị thích hợp, có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,…

Kiểm tra công tác chuẩn bị nhân lực tham gia phục vụ sự kiện

Nhân lực phục vụ cho tổ chức sự kiện rất đa dạng về ngành nghề bởi ngoài ban tổ chức sự kiện còn có quản lý các bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên từ các dịch vụ khác,… Do đó, bạn cần phải thương xuyên kiểm tra công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực sao cho phù hợp với từng vị trí cụ thể.

Đứng trên vai trò là một nhà tổ chức có thể bạn không phải trực tiếp tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân lực cho sự kiện nhưng việc kiểm tra đánh giá là cần thiết để tạo nên một sự kiện thành công, chí ít là lấy được thiện cảm của khách mời từ thái độ phục vụ của các nhân viên làm sự kiện.

Việc kiểm tra, đánh giá công tác chuẩn bị lao động phục vụ sự kiện bạn cần thực hiện dựa trên các mô hình tổ chức lao động mà bạn đã vạch ra trước đó trong kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Thông thường có 4 kiểu mô hình tổ chức lao động được áp dụng trong các sự kiện đó là tổ chức lao động đơn giản, mô hình tổ chức lao động theo chức năng, tổ chức lao động theo ma trận và tổ chức lao động theo kiểu đa cấp.

• Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động và có thể tránh sự chồng chéo trong công việc.
• Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp giữa các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc của một chiến dịch tổ chức sự kiện.
• Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều.

Dịch vụ cung cấp PB chuyên nghiệp tại Vĩnh Phúc Nguyên Event

Kiểm tra công tác chuẩn bị hậu cần cho sự kiện

Các công tác chuẩn bị hậu cần cũng là một yếu tố bạn cần phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc mà không được xem nhẹ. Công tác kiểm tra ở bước này bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như:

• Kiểm tra công tác chuẩn bị dón tiếp khách mời
• Kiểm tra công tác chuẩn bị xe đưa đón phục vụ sự kiện.
• Kiểm tra công tác chuẩn bị thuê phòng, đặt khách sạn cho khách mời VIP,…
• Kiểm tra thực đơn, các đơn vị cung ứng các dịch vụ ăn uống cho sự kiện

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các dịch vụ cung ứng khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia vào sự kiện.

Kiểm tra các yếu tố khác

Ngoài công tác kiểm tra công tác chuẩn bị cho những nội dung đã được đề cập ở trên, trong sự kiện còn có những mảng công việc và nhiều yếu tố khác cần được tiến hành kiểm tra. Đối với từng sự kiện cụ thể sẽ có những yếu tố ảnh hưởng khác nhau, tuy nhiên có thể chỉ ra các yếu tố khác thường gặp phải kiểm tra trong khi tổ chức sự kiện là: Các tài liệu cho sự kiện, các chương trình bổ trợ và quà tặng.

• Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản hay mẫu file được lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau chứa đựng các thông tin có liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo… để phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi cho người tham gia sự kiện.
• Ngoài chương trình chính trong sự kiện thì còn phải xem xét đến việc chuẩn bị các chương trình bổ trợ hoặc dự phòng cho quá trình tổ chức để hạn chế những thay đổi đột xuất và đảm bảo sự kiện tổ chức thành công.

Hy vọng với nội dung này sẽ mang lại cho bạn được nhiều thông tin hữu ích. Mọi nhu cầu hay thắc mắc cần được tư vấn hỗ trợ xin vui lòng liên hệ ngay Vĩnh Phúc Nguyên Event nhé!

Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên

• Địa chỉ: 19 Bắc Đẩu, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
• Hotline: 0945 80 88 77 (Mr. Vĩnh)
• Zalo/ Viber: 0945 80 88 77
• Email: sukiendana.vn@gmail.com
• Website: www.sukiendana.vn

Dịch vụ tổ chức sinh nhật ấn tượng, chuyên nghiệp tại Vĩnh Phúc Nguyên Event