Một số công ty muốn tự mình tổ chức các sự kiện thay vì phải thuê ngoài, một số còn thuê hẳn nhân viên tổ chức sự kiện về làm In house Event ở tại công ty mình, tuy nhiên có nhiều công ty khác lại chuyển hoạt động tổ chức sự kiện của mình cho một Agency bên ngoài làm. Vậy việc tổ chức sự kiện nên tự làm hay thuê, mời bạn cập nhật bài viết sau để nhằm nắm rõ hơn nhé!
Tổ chức sự kiện nên tự làm hay thuê
In house Event dùng để nói về các hoạt động tổ chức sự kiện được tự làm bởi chính doanh nghiệp còn Out house Event là hoạt động tổ chức sự kiện do các Agency được thuê bởi doanh nghiệp đảm nhiệm.
Đối với các công ty mà số lượng sự kiện trong năm không nhiều và không lớn thì có thể tận dụng đội ngũ nhân sự – hành chính, marketing hay kinh doanh để thực hiện. Lúc này vai trò của người điều phối sự kiện khá quan trọng, họ cần biết kết nối các bộ phận khác nhau trong công ty để cùng hỗ trợ cho sự kiện của mình, và vận hành sự kiện một cách suôn sẻ ít trục trặc nhất.
Công ty có thể cử nhân viên chuyên “kiêm nhiệm” việc này đi học một khóa bổ trợ về kỹ năng tổ chức sự kiện để nâng cao tay nghề.
Đối với những công ty mà việc tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên và quy mô sự kiện không quá lớn, việc tuyển hẳn một chuyên viên tổ chức sự kiện là hợp lý. Nên cố gắng tuyển một nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng vững vàng, công ty bạn sẽ không phải lo lắng nhiều về khâu tổ chức.
Còn đối với những công ty thường xuyên có nhiều sự kiện và quy mô sự kiện lớn đòi hỏi nhiều nhân sự và nguồn lực, lúc này bạn cần phải cân nhắc hiệu quả giữa việc tuyển một nhóm nhân viên tổ chức sự kiện làm In house tại công ty hay là Outsource việc này cho một Event Agency. Vì những lúc không có sự kiện để chạy, ngân sách “nuôi quân” có thể trở thành một gánh nặng cho quỹ lương công ty.
In house Event – những người hiểu rõ nhất về chính mình. Đối với các công ty thường xuyên tổ chức sự kiện, họ thường có xu hướng tuyển hẳn một chuyên viên Event, thậm chí thành lập một phòng tổ chức Event chuyên đảm nhận các sự kiện lớn nhỏ trong công ty, và chất lượng của những Event này cũng không thua kém Agency nhiều.
Công ty tổ chức sự kiện trọn gói, giá tốt, chất lượng, uy tín Đà Nẵng
Tuy nhiên thông thường những công ty có bộ phận chuyên trách như thế này không nhiều vì các công ty chỉ có một đến vài ba sự kiện một năm. Đối với nhiều sự kiện nhỏ như tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức họp báo, tổ chức tất niên cuối năm, event ít người tham dự … nhiều công ty thường tự huy động nhân viên của mình lo liệu để tiết kiệm chi phí.
Bộ phận marketing hay hành chính nhân sự thường kiêm nhiệm luôn việc này và quy trình, hạng mục công việc cũng thường đơn giản, khách tham dự cũng dễ dàng bằng lòng với một vài sai sót trong Event vì “cây nhà lá vườn” không thể sánh với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được.
Những người làm Event In house thường hiểu biết sâu sắc về công ty, sản phẩm, thương hiệu của mình nên cách họ tiếp cận vấn đề rất sát thực, từ ý tưởng, concept cho đến việc tổ chức những hoạt động phù hợp nhất với khách hàng của mình.
Thêm vào đó, chi phí để tổ chức một Event dưới sự quản lý của chính công ty, so với Agency có thể thấp hơn 30% – 40% cho nên tự tổ chức là cách tiết kiệm ngân sách cho công ty, nhất là đối với những Event nhỏ, việc thuê mướn Agency sẽ gây ra sự tốn kém không cần thiết.
Nhiều công ty thường kết hợp cả hai hình thức, họ tuyển nhân viên chuyên trách cho những sự kiện nhỏ và khi có sự kiện lớn, việc này lại được chuyển cho Agency thực hiện, và vai trò của chuyên viên tổ chức event lúc này là kết nối nhu cầu của công ty với năng lực của Agency, và quản lý, giám sát chất lượng việc thực thi của Agency.
Chính vì những điểm thuận lợi và cả không thuận lợi kể trên, công ty nên cân nhắc kỹ nhu cầu của mình để quyết định tự làm hay thuê ngoài
Đối với những sự kiện có quy mô nhỏ và không quá phức tạp như hoạt động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, … doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực từ các phòng ban marketing và nhân sự để tiết kiệm chi phí.
Trong khi đó, việc lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện, đặc biệt là các sự kiện có quy mô lớn như triển lãm, hội chợ, hội nghị khách hàng, year end party,… tương đối phức tạp thì nên chọn các agency tổ chức sự kiện.
Tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu năm
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo quy trình các công việc phải làm trước, trong và sau sự kiện. Từ việc lên kế hoạch cho đến tổ chức và triển khai các hạng mục, làm việc với cùng lúc hàng loạt nhà cung ứng và điều phối sao cho quy trình tổ chức tối ưu nhất. Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ sáng nhiều năm kinh nghiệm và cập nhật thường xuyên các xu hướng cũng sẽ đưa ra nhiều ý tưởng mới lạ và độc đáo để doanh nghiệp lựa chọn.
Cam kết khi đến với Vĩnh Phúc Nguyên Event
- Chất lượng – uy tín đối với khách hàng là điều làm nên thương Hiệu vì thế đội ngũ công ty luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện.
- Ý tưởng sáng tạo cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình.
- Nhiệt huyết năng động với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất.
- Chi phí tiết kiệm so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra
Ngoài ra còn nhận setup trọn gói cho chương trình sự kiện từ A đến Z – Đội ngũ tư vấn nhiệt tình, tận tậm với các dịch vụ như cho thuê bàn ghế sự kiện, nhà bạt không gian, PG, PB …. tất tần tật những gì bạn cần cho sự kiện cứ liên hệ ngay Vĩnh Phúc Nguyên Event của chúng tôi.
Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên
- Địa chỉ: 19 Bắc Đẩu, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
- Hotline: 0945 80 88 77 (Mr. Vĩnh)
- Zalo/ Viber: 0945 80 88 77
- Email: sukiendana.vn@gmail.com
- Website: www.sukiendana.vn
Kịch bản tổ chức lễ sinh nhật công ty
