Hôm nay Vĩnh Phúc Nguyên Event xin chia sẻ “Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện” đến với tất cả mọi người. Việc tổ chức thành công một sự kiện thành sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của một chiến dịch truyền thông. Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức “đánh bóng” hữu hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của một doanh nghiệp, vì vậy đừng bỏ qua những điều cần biết này nhé!
Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là một buổi lễ cần được tổ chức mà việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp rất nhiều. Sự kiện chính là cách thức trao đổi thông tin hai chiều giúp tăng cường và mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp. Do đó, chúng ta không thể chủ quan mà xem nhẹ các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một sự kiện.
Một sự kiện thành công không chỉ cần một kế hoạch hoàn hảo, một địa điểm tốt mà những chi tiết nhỏ như âm thanh, ánh sáng, cũng có những ảnh hưởng quyết định đến sự thành công chung của sự kiện.
Người tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là lên kế hoạch cho chương trình, liện hệ với các đơn vị liên quan và còn phải liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, chuẩn bị từ những chi tiết nhỏ nhất, để đảm bảo có thể tùy ứng trong mọi tình huống khi diễn ra sự kiện.
Dịch vụ tổ chức khai trương chất lượng – uy tín nhất
Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô.
- Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của người tiêu dùng.
- Các yếu tố về môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hâu và tình hình ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến đầu vào của nhà sản xuất và gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
- Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới ảnh hưởng đến việc thực thi những giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện.
- Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện.
- Môi trường văn hoá được coi là một hệ thống giá trị truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách tập thể bao gồm những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát và các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.
- Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của danh nghiệp,…
- Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
- Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện.
- Đối thủ cạnh tranh
- Chính quyền và cư dân giới hạn trong 1 phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra.
Cho thuê màn hình led sự kiện chất lượng TẠI ĐÂY
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn gây được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ.
- Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện (venue): Tránh trường hợp chỉ còn vài ngày nữa là diễn ra sự kiện thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện.
- Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, các vấn đề về người dẫn chương trình tại sự kiện bạn phải đặc biệt lưu tâm nhé!
- Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa, cũng là vấn đề bạn phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Sẽ chẳng có gì là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ trơn chu nếu bạn không chạy thử.
- Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Sẽ thế nào Ca sĩ lên sân khấu cả 5 phút mà mà âm thanh vẫn chưa được bật.
Hi vọng bài viết mang lại nhiều hữu ích dành cho mọi người. Và mọi nhu cầu hay thắc mắc cần được tư vấn về các dịch vụ tổ chức sự kiện cứ liên hệ cho Vĩnh Phúc Nguyên Event chúng tôi. Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức thành công hàng ngàn chương trình, dự án trên toàn quốc, Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên tự hào là sự lựa chọn đúng đắn, người đồng hành tin cậy tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của đối tác.
