Đối với mỗi sự kiện thì đều cần có quy trình cụ thể, và hôm nay Vĩnh Phúc Nguyên Event xin chia sẻ cũng như cập nhật 7 quy trình tổ chức sự kiện bạn nên biết để hiểu hơn trong sự kiện gồm có những gì? Hãy cùng theo dõi nội dung bài viết bên dưới nhé!
Mục lục
7 quy trình tổ chức sự kiện bạn nên biết
Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
Hình thành chủ đề (theme) cho event
Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Viết chương trình (proposal)
Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Hoạch định
Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
Dịch vụ tổ chức lễ tri ân Đà Nẵng chất lượng – giá hợp lí
Tổ chức event và theo dõi event
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal)
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
DỊCH VỤ CHO THUÊ NHÂN SỰ SỰ KIỆN ĐÀ NẴNG
Họp rút kinh nghiệm
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm, Vĩnh Phúc Nguyên Event với nhiều năm thực hiện trong ngành sự kiện, luôn tự hào là sự lựa chọn đúng đắn, người đồng hành tin cậy tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của đối tác.
Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm với công việc và chuyên nghiệp trong từng chiến dịch tổ chức sự kiện của khách hàng, chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp. Chúng tôi luôn nỗ lực để đem đến cho khách hàng sự hài lòng nhất và luôn nỗ lực đổi mới để thành công. Cam kết tổ chức sự kiện rẻ hơn 15% so với tự tổ chức. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp thêm dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu đảm bảo cho bạn một sự kiện thành công mỹ mãn.
Thông tin liên hệ
Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên
- Địa chỉ: 19 Bắc Đẩu, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
- Hotline: 0945 80 88 77 (Mr. Vĩnh)
- Zalo/ Viber: 0945 80 88 77
- Email: sukiendana.vn@gmail.com
- Website: www.sukiendana.vn
Đà Nẵng sôi động với hàng loạt sự kiện hấp dẫn dịp hè
