Quy trình tổ chức sự kiện là một phần quan trọng khi làm sự kiện. Tất cả đều được chuẩn bị chu đáo từng khâu một thì sự kiện mới thành công và hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Vĩnh Phúc Nguyên Event hôm nay xin cập nhật chi tiết “Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp” để mọi người cùng tham khảo và dễ dàng lựa chọn hơn nhé!
Mục lục
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho nhãn hàng của quý doanh nghiệp thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và để góp phần cho sự kiện thành công Cyber Show xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau:
- Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện
- Gửi thư mời và có thông điệp
- Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch
- Luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống
- Theo sát khách mời chính là chìa khóa của sự thành công
- Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Là một trong những công ty nổi bật hàng đầu trong Ngành tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng nói chung và tất cả các nơi nói riêng. Vĩnh Phúc Nguyên có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia làm các giai đoạn sau.
DỊCH VỤ CHO THUÊ NHÂN SỰ SỰ KIỆN ĐÀ NẴNG
Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu
Xác định chủ đề sự kiện
Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách tham dự là ai?
- Địa điểm tổ chức sự kiện?
- Thông điệp của sự kiện là gì?
- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.
CUNG CẤP THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Giai đoạn trong sự kiện
Thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.
Chuẩn bị, dàn dựng
Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
- Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Gửi thiệp mời
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.
Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.
Tổ chức chương trình biểu diễn, nghệ thuật
Giai đoạn sau sự kiện
Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
Vĩnh Phúc Nguyên Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Đà Nẵng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức thành công hàng ngàn chương trình, dự án trên toàn quốc, Vĩnh Phúc Nguyên tự hào là sự lựa chọn đúng đắn, người đồng hành tin cậy tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của đối tác.
Tìm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực sự là rất khó? Bởi nó không những liên quan đến chi phí mà còn là chất lượng và sự chuyên nghiệp. Giữa hàng trăm event agency, làm sao “chọn mặt” được một thương hiệu đáng tin cậy để “gửi vàng”? Và các lý do dưới đây chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng khi hợp tác cùng công ty sự kiện Vĩnh Phúc Nguyên.
- Là công ty lâu năm và dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng
- Tổ chức thành công hơn 1500 dự án, sự kiện quy mô
- Trang thiết bị hiện đại, phong phú có thể đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức sự kiện
- Hãy đến và trải nghiệm những dịch vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo tại Vĩnh Phúc Nguyên Event
- Khả năng xây dựng ngân sách phù hợp
- Ý tưởng sáng tạo, linh hoạt
- Hàng ngàn đối tác trên khắp lãnh thổ Việt Nam và quốc tế
Mọi nhu cầu hay thắc mắc cứ nhấc máy lên và liên hệ ngay cho Vĩnh Phúc Nguyên Event để được tư vấn hỗ trợ nhanh nhất nhé! Trân trọng cảm ơn!!!
Công Ty TNHH MTV Giải Trí Và Tổ Chức Sự Kiện Vĩnh Phúc Nguyên
- Địa chỉ: 19 Bắc Đẩu, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
- Hotline: 0945 80 88 77 (Mr. Vĩnh)
- Zalo/ Viber: 0945 80 88 77
- Email: sukiendana.vn@gmail.com
- Website: www.sukiendana.vn
